Quasi mein gesamtes Berufsleben war ich verpflichtet, meine geleisteten Arbeitsstunden selbst zu protokollieren. Egal ob in der Firma oder im Homeoffice, selten steht eine Stechuhr zur Verfügung. Ich selbst nutze hierbei eine einfache Vorlage, mit welcher ich über Excel Arbeitszeit protokollieren kann. Das Zauberwort lautet hierbei Vertrauensarbeitszeit oder, wie bei meinem aktuellen Arbeitgeber, Arbeitszeitsouveränität.

Warum die Arbeitszeit protokollieren?

In der Anfangszeit hatte ich einen Vertrag in welchem etwas Stand wie das all meine Arbeitsstunden, auch die Überstunden, mit dem Gehalt abgegolten sind. Schön, dachte ich, somit ist es völlig irrelevant wie viele Stunden ich so arbeite und muss mir nicht den Aufwand machen diese zu protokollieren.

Ganz so ist es dann leider doch nicht. Zum einen ist da die Arbeitsrechtliche Seite der Medaille:

Unter dem Begriff der “Vertrauensarbeitszeit” versteht man ein Arbeitszeitmodell, bei dem der einzelne Mitarbeiter selbst für die Einhaltung und aufgabengerechte Verteilung seiner Arbeitszeit verantwortlich ist; lediglich das Volumen der in einem bestimmten Zeitraum zu erbringenden Arbeitszeit wird vom Arbeitgeber festgelegt. Auf eine elektronische Zeiterfassung wird verzichtet und die Mitarbeiter können gewissermaßen “vorarbeiten”, um die vorgearbeitete Zeit – also ihre Überstunden – zu einem späteren Zeitpunkt “abzufeiern”.

Quelle: https://www.monster.de/mitarbeiter-finden/recruiting-tipps/personalmanagement/arbeitsrecht/vertrauensarbeitszeit-rechte-und-pflichten-065967/

Auf der anderen Seite haben wir, leider, in den meisten Firmen auch heute noch ein Misstrauensproblem (glücklicherweise stelle ich dies bei meinem aktuellen Arbeitgeber gerade nicht fest). Unabhängig davon welches Arbeitszeitmodell hier vorliegt hat der Arbeitgeber eher die Angst, dass die Mitarbeiter weniger arbeiten und das Bedürfnis dieses kontrollieren zu müssen. Fällt man, was die Arbeitszeit angeht, ein wenig aus dem “Rahmen” kann es zu komischen Blicken oder auch Fragen führen.

Allein schon aus diesem Grund kann es nicht schaden, die geleisteten Arbeitsstunden in einer kleinen Tabelle “nebenbei” mit zu erfassen.

Warum mit Excel Arbeitszeit protokollieren?

In jedem Unternehmen in welchem ich bisher tätig war, war das MS Office gesetzt. Excel ist eines der Tools welches was die Verwaltung von Tabellen angeht wohl zweifelslos am bekanntesten ist.

Dazu kommt, dass Excel wirklich einfach ist. Ich glaube jeder ist in der Lage eine kleine Tabelle anzulegen, ein paar Zahlen zu protokollieren und daraus eine Summe zu bilden. Nun ist die Arbeitszeiterfassung nun keine Raketentechnik, somit ist es recht naheliegend Excel auch hierfür zu nutzen.

Warum der Download, wenn es so einfach ist?

Natürlich kann sich jeder selbst hinsetzen und sich eine eigene Vorlage für die Arbeitszeiterfassung bauen. Doch auch dies kostet wieder unnötig Zeit. Weiterhin habe ich selbst für mich gerne ein zentrales Archiv, an welchem ich solche Vorlagen immer griffbereit habe. Meine eigene Internetseite bietet hierfür einen geeigneten Platz.

Meine Excel-Vorlage ist mit Sicherheit nicht das beste was man finden kann, hilft mir allerdings seit vielen Jahren sehr zuverlässig. Ich möchte ohne großen Schnick-Schnack einfach täglich meine Arbeitszeiten erfassen, eine Übersicht über die bisher geleisteten Stunden und Überstunden haben und im Falle des Falles Antworten auf Fragen haben.

Es freut mich, wenn ich mit meiner Vorlage dem ein oder anderen helfen kann. Falls nicht, auch gut, dann bleibt diese Seite eben mein persönliches Archiv 🙂

Was kann die Vorlage?

Da die Excel Vorlage mit Formeln und Funktionen gespickt ist, habe ich hier eine kleine Übersicht der einzelnen Funktionen gebastelt:

Arbeitszeitprotokoll by Thomas Schiffler - Anleitung
Funktionsübersicht der Excel Arbeitszeiterfassung Vorlage

Im ersten Schritt geben wir einen Tag im aktuellen Monat an für welchen wir die Arbeitszeiten erfassen möchten. Anhand dieses Datums wird die Tabelle automatisch aufgebaut, die Wochentage gefüllt und die Arbeitstage berechnet.

Durch die Erfassung des Arbeitszeitbeginns, des Ende der Arbeitszeit und die durchgeführte Pause wird die Soll- und Ist- Arbeitszeit berechnet. Über die Projektspalten kann die Arbeitszeit auf einzelne Projekte verteilt werden (sofern man auf mehreren Projekten tätig ist).

Innerhalb der Tätigkeitsspalte kann per Freitext erfasst werden, was man denn getan hat. Hier können Begriffe wie “Urlaub”, “Feiertag”, “Krank” oder “Gleittag” eingetragen so werden. Hierdurch werden die Tage entsprechend in der Kalkulation berücksichtigt.

Arbeitszeitprotokoll by Thomas Schiffler - Beispielbuchung
Beispielbuchung von 2 Arbeitstagen

Neben der Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden berechnet die Excel direkt die bisher angefallenen Überstunden und zieht genommene Gleittage automatisch ab.

Ich selbst lege je Monat eine einzelne Excel-Datei an. Nachdem ich den aktuellen Monat erfasst habe übertrage ich, zur sauberen Berechnung und Dokumentation, die Überstunden aus dem Vormonat in die Zelle B41 um die Lückenlose Dokumentation, ohne einzelne Files verknüpfen zu müssen, zu gewährleisten.

Excel Vorlage Herunterladen

Meine Excel-Vorlage zur Arbeitszeitprotokollierung steht jedem kostenlos zum Download bereit. Die Nutzung ist auf eigene Gefahr, ich übernehme keine Garantie oder Gewährleistung für die Vorlage.

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Solltet Ihr bei der Benutzung Fragen haben oder auf Punkte stoßen, welche Ihr gerne ändern würdet (oder sogar geändert habt) dann wäre ich froh, wenn Ihr mich darüber auf dem Laufenden halten könntet. Vielleicht ist die ein oder andere Idee auch für mich von Nutzen und wir können die Vorlage somit nach und nach weiter optimieren 🙂

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Zuletzt bearbeitet: 15. Oktober 2020

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