Viele werden sich jetzt Fragen ob ich noch alle Latten am Zaun habe. Ist dieser Aufwand überhaupt gerechtfertig und wie soll das funktionieren? Wie reagiert wohl die Frau auf sowas? Wie läuft das im täglichen Leben ab?
Auf genau diese Fragen möchte ich hier die Antworten geben.

papierloses Büro mit oder ohne DMS?

Wie ich bereits eingangs erwähnte bin ich faul, wenn es um das Thema Suchen von Unterlagen geht. Ich möchte es in erster Linie einfach haben. Aus diesem Grund war es für mich ganz logisch dass ich mir ein DMS-System ansehe um meine Dokumente später auch wieder finden zu können. Hierbei standen die folgenden Anforderungen für mich im Mittelpunkt:

• Indizierung von Dokumenten
• Volltextsuche über alle Dokumente
• Kategorisierung / Verschlagwortung
• Revisionssichere Archivierung
• Datensicherung

Nach ein wenig Internetrecherche bin ich auf einige Systeme gestoßen, welche meine Anforderungen erfüllten. Ich habe mich dann schließlich für ecoDMS entschieden.

nächste Frage: welche Hardware?

Nachdem klar war das mein papierloses Büro durch ein DMS-System unterstützt werden sollte stellte sich die Frage nach der Hardware. Benötigt wird:

• ein Rechner auf welchem das DMS-System läuft
• ein Scanner (im Idealfall Duplex) um die Dokumente zu scannen

Glücklicherweise läuft hier zuhause bereits ein Rechner als Server im 7×24 Betrieb so dass hierfür nichts neues angeschafft werden musste. Beim Scanner wurde das Ganze dann schon schwieriger.

Ich habe mich hierbei für den Brother ADS 1600 W* entschieden. Ein kleiner Duplexscanner welcher ohne Schnick-Schnack daherkommt. Stromverbindung herstellen, Wlan einrichten und los gehts.

Jetzt auf Amazon ansehen *

Wie funktioniert das mit dem papierlosen Büro nun?

Im Grund ist der Prozess recht einfach. Wenn ein Brief (oder eine Mail mit einem Dokument) rein kommt wird das Dokument gelesen. Hier wird entschieden ob es ein Dokument, ist welches aufgehoben werden muss oder nicht. Wenn ich der Meinung bin, dass ich das Dokument ggf. irgendwann nochmal benötigen kann wird es archiviert. Nun scanne ich es mit dem Scanner ein und übertrage es an das DMS. Hier wird das Dokument nun kategorisiert und verschlagwortet so dass ich es später wiederfinde, das Original Dokument wird gelöscht.

Wenn ich nun ein Dokument wieder suche logge ich mich einfach über den Browser in dem DMS-System ein. Nun kann ich entweder über Kategorien, Schlagworte oder auch einen Freitext die Dokumente durchsuchen. Das DMS-System durchsucht die gesamte Datenbank nach den Dokumenten und zeigt mir das an was dazu passt.

papierloses Büro nach 4 Jahren

Nach etwas mehr als 4 Jahren geht es mir mit dem System sehr gut. Das regelmäßige Einscannen und Verschlagworten der Dokumente kostet zwar ein wenig Zeit, spart aber im Endeffekt mächtig der selbigen, wenn man etwas sucht. Musste ich früher nachdenken in welchen Hängeregistern oder welchen Ordnern ein Dokument zu finden ist öffne ich heute die Anwendung und suche eben.

Inzwischen sind knapp 18.000 Dokumente im DMS-System hinterlegt, nicht auszumalen was hier an Ordnern im Schrank stehen würden um diese ganzen Papiere vorhalten zu können. Die Suche ist mega schnell und echt einfach. So einfach, dass sogar meine Frau das DMS hin und wieder mal nutzt um etwas zu suchen.

Inzwischen wurde das Büro um einen 2ten Duplexscanner erweitert. Der kleine steht oben im Schrank und kann direkt beim Posteingang genutzt werden. Zusätzlich habe ich mir im Büro einen HP Laserjet Pro MFP M426fdw* gegönnt welcher nicht nur in Duplex Scannen sondern auch drucken kann. Durch den grossen Papiereinzug ist dieser Scanner auch für grössere Papiermengen / Dokumente ideal.

Jetzt auf Amazon ansehen *

Ich würde jedem dazu raten sich das Thema des papierlosen Büros für zuhause mal anzusehen. In Verbindung mit einem DMS ist das ganze echt ein Kinderspiel und das von mir verwendete ecoDMS System nicht nur einfach zu bedienen, sondern auch kostengünstig.

unbedingt beachten: Datensicherung

Wer sich mit der Umstellung auf ein DMS-System beschäftigt sollte das Thema der Datensicherung direkt mit bedenken. Bei mir läuft das System im 7×24 Betrieb und hatte bisher keinen einzigen ungeplanten Ausfall. Ein Datenverlust ist mir bisher ebenso wenig aufgefallen. Dennoch ist das Thema der Datensicherung essenziell, wenn man sich vom Papier trennt. Nicht auszudenken was passiert, wenn alle Dokumente plötzlich weg sind.

Ich werde mein Datensicherungskonzept auch hier veröffentlichen, vielleicht hilft das ja dem ein oder anderen

Der Beitrag papierloses Büro für Zuhause – mit ecoDMS ein Kinderspiel erschien zuerst auf Das ist die Welt von Thomas.