Die wichtigste Anforderung an die neue Website des TV Ober-Olm e.V. stand nicht in der Funktionsliste. Sie lautete: Der Verein muss seine Vereinswebsite selbst pflegen können. Ohne mich. Alles andere war Beiwerk.
Es gab keinen dramatischen Moment, an dem das klar wurde. Keinen Anruf, kein „wir haben ein Problem“. Meine Tochter ist im Verein aktiv, und wir schätzen das Angebot hier im Ort sehr. Wer im Dorf ein Kind hat, landet früher oder später in diesem Verein.
Und wer wissen will, wann dort was stattfindet, landet auf der Website. Genau da fing es an zu haken.
Was man findet, wenn man hinschaut
Die Seite des TV Ober-Olm läuft auf einem Web-Baukasten. Die Angebote sind nach Altersgruppen sortiert, Kleinkinder, Kinder und Jugend, Erwachsene, Senioren, Outdoor, Kurse. Eltern-Kind-Turnen, Gerätturnen, Leichtathletik, Tischtennis, Taekwondo, Yoga, Pilates, Zumba, Wandern, Genussradeln. Ein beachtliches Angebot für ein Dorf.
Nur: Wann trainiert die Leichtathletik-Gruppe der Kinder? Wo? Und ist nächste Woche überhaupt, oder sind Ferien?
Die Antwort steht irgendwo. Manchmal im Fließtext einer Seite, manchmal in einem PDF, manchmal gar nicht. Die Anmeldung läuft über ein Word-Formular zum Herunterladen. Parallel lag noch eine halbfertige WordPress-Testinstanz herum, mit einem Kalender-Plugin, das niemand mehr genau zuordnen konnte, und einer Unterseite /sportangebote/, die teilweise ins Leere lief.
Das ist kein Vorwurf an irgendwen. Das ist der Normalzustand. Ehrenamtliche pflegen eine Website neben Job, Familie und dem eigentlichen Vereinsleben, mit Werkzeugen, die sie sich nicht ausgesucht haben, und nach Anleitungen von jemandem, der vor drei Jahren weggezogen ist.
Irgendwann bin ich auf Jasmin aus dem Vorstand zugegangen und habe gefragt, ob wir da nicht mal was Besseres machen wollen.
Die Falle, in die ich fast getappt wäre
Der naheliegende Reflex als ITler: Ärmel hoch, ich bau euch das.
Das Angebot ist gut gemeint und in aller Regel ein Bärendienst. Denn was dabei herauskommt, ist eine schöne Website und ein Verein, der jetzt von genau einer Person abhängt. Beim nächsten Trainerwechsel schreibt mir jemand eine WhatsApp. Bei der nächsten Ferienbetreuung auch. Nach zwei Jahren bin ich der Webmaster auf Lebenszeit, und wenn ich keine Lust mehr habe, steht der Verein schlechter da als vorher, weil er sich die Pflege inzwischen abgewöhnt hat.
Genau dieses Muster hatte den alten Zustand ja erst erzeugt.
Also war die Ansage von Anfang an eine andere: Ich mache euch das nicht. Ich sorge dafür, dass ihr es könnt. Hilfe zur Selbsthilfe, im wörtlichen Sinn.
Das klingt nach einer netten Geste. Tatsächlich ist es die deutlich härtere Aufgabe. Eine Website bauen kann ich an einem Wochenende. Ein Pflegemodell bauen, das Laien nach einem halben Jahr Pause noch bedienen, ist Arbeit an einer ganz anderen Stelle.
Die eine Anforderung, die zählte
Aus dem Erstgespräch sind sieben funktionale Anforderungen hervorgegangen. Eigene Seite je Sportart. Auffindbarkeit über Google, weil Leute nach „Taekwondo Ober-Olm“ suchen und nicht nach dem Verein. Termine je Sportart im Kalender. Ansprechpartner sichtbar. Ferien als geblockte Zeiten. Ferien-Events. Kostenangaben.
Und dann stand unter „nicht-funktionale Anforderungen“ ein Satz, der die eigentliche Aufgabe beschreibt:
Einfache Pflege durch Mitglieder (Laien), nicht nur durch Technik-Profis. Oberste Priorität.
Wer das ernst nimmt, entwirft anders. Jede Funktion muss sich fragen lassen, ob sie die Pflege leichter oder schwerer macht. Und die ehrliche Antwort lautet bei den meisten Funktionen: schwerer.
Ich habe das damals so aufgeschrieben und beim Lesen ein paar Wochen später gemerkt, dass ich es an der falschen Stelle einsortiert hatte. Das war keine Nebenbedingung. Das war die Anforderung. Die anderen sieben waren nur die Liste dessen, was dabei herauskommen sollte.
Ein Verein hat keine Termine, er hat einen Trainingsplan
Der Kern des Ganzen ist eine einzige Entscheidung, und sie ist nicht technisch.
Ein Verein hat keine Termine. Er hat einen Trainingsplan. Dienstags um 17 Uhr Leichtathletik Kinder, in der Halle, außer im Sommer, dann draußen auf dem Sportplatz. Das ist die Wahrheit über den Verein. Alles andere sind Ableitungen davon.
Die alte Logik war umgekehrt: Der Kalender war die Wahrheit, und jemand musste ihn befüllen. Also entstanden Einzeltermine, per Hand, Woche für Woche. Oder eben nicht, was häufiger vorkam. Und wenn Ferien waren, mussten sie einzeln wieder gelöscht werden.
Die neue Logik: Der Trainingsplan ist die Quelle, der Kalender die Ausgabe. Man pflegt „dienstags 17 Uhr, Sommersaison, Sportplatz“ ein einziges Mal. Die Termine entstehen daraus von selbst. Die Ferien liegen zentral als Schließzeiten und blocken automatisch, ohne dass jemand irgendwo etwas löscht. Fällt ein einzelnes Training aus, sagt man genau diesen einen Termin ab, direkt am Termin, mit zwei Klicks.
Klingt banal. Es ist der Unterschied zwischen einer Website, die gepflegt wird, und einer, die verwaist.
Was Anforderungserhebung im Ehrenamt anders macht
Im Job mache ich das beruflich. Anforderungsanalyse heißt dort: Stakeholder identifizieren, Workshops ansetzen, Fachbereiche befragen, Ergebnisse abstimmen. Es gibt Termine, Protokolle und jemanden, der für die Freigabe zuständig ist.
Im Verein gibt es das alles nicht. Es gibt Leute, die ihre Freizeit hergeben, und die haben keine Lust auf einen Workshop über Informationsarchitektur. Man bekommt keine Anforderungsliste. Man bekommt Sätze wie „die Seite ist halt kompliziert“.
Der Unterschied in der Arbeitsweise ist deshalb weniger groß, als man denkt, aber er liegt woanders: Man muss die Anforderung erraten, die niemand ausspricht. Niemand sagt „unsere oberste Priorität ist, dass Laien das pflegen können“. Das sagt keiner, weil es für den, der drinsteckt, so selbstverständlich ist, dass es keiner Erwähnung wert scheint.
Meine einzige Gegenmaßnahme: alles aufschreiben, auch das, was nebenbei gesagt wird, und es später nochmal lesen. Genau dabei ist mir aufgefallen, dass ich den wichtigsten Satz unter „nicht-funktional“ abgelegt hatte.
Und dann?
Am Ende der Anforderungserhebung stand ein Bild davon, wie Pflege funktionieren muss, damit sie stattfindet. Ein Trainingsplan als Quelle. Ferien, die zentral einmal gepflegt werden. Eine eigene Seite je Sportart, weil Leute nach „Taekwondo Ober-Olm“ suchen. Trainer, die ihren eigenen Kram anfassen dürfen, ohne alles andere kaputt machen zu können.
Was nicht dastand: womit man das baut.
Die naheliegende Antwort wäre gewesen, ein paar fertige WordPress-Plugins zusammenzustecken und dem Verein zu erklären, wie sie zusammenhängen. Ich habe mich dagegen entschieden, und zwar aus einem Grund, der mit dem TV Ober-Olm nur am Rande zu tun hat.
Darum geht es in Teil 2. – to be continued ….
